Sicherheitsdatenblatt-Software: worauf Sie achten sollten

Inhaltsverzeichnis

Wofür eine SDB-Software da ist und wofür nicht
Zehn Kriterien für die Auswahl
So testen Sie eine Software in einer Stunde
Software, Dienstleister oder beides?
Häufige Fragen
Quellen

Kurz gesagt: Eine Sicherheitsdatenblatt-Software soll das Format nach REACH-Anhang II einhalten, Gemische nach den CLP-Rechenregeln nachvollziehbar einstufen, aktuelle Stoffdaten nutzen und Überarbeitungen sauber dokumentieren. Wie gut ein Programm das kann, hängt weniger von der Zahl der Funktionen ab als von der Frage, ob Sie jedes Ergebnis nachprüfen können. Die folgenden zehn Kriterien helfen beim Vergleich, unabhängig davon, für welches Produkt Sie sich entscheiden.

Wofür eine SDB-Software da ist und wofür nicht

Eine Software kann Daten zusammenführen, Regeln anwenden und Texte in eine vorgeschriebene Struktur bringen. Sie kann aber nicht beurteilen, ob die eingegebenen Daten stimmen oder ob eine Schutzmaßnahme in Ihrem konkreten Anwendungsfall ausreicht. REACH-Anhang II verlangt, dass das Sicherheitsdatenblatt von einer fachkundigen Person erstellt wird, und die Verantwortung für den Inhalt bleibt nach Artikel 31 REACH beim Lieferanten. Eine Software ist deshalb ein Werkzeug für diese Person, kein Ersatz für sie. Seien Sie vorsichtig bei Versprechen, ein Programm liefere „rechtssichere" Dokumente ohne fachliche Prüfung.

Zehn Kriterien für die Auswahl

1. Struktur nach Anhang II in der Fassung 2020/878

Alle 16 Abschnitte mit den vorgeschriebenen Unterabschnitten, einschließlich der seit der Verordnung (EU) 2020/878 geforderten Angaben, etwa zu endokrinschädlichen Eigenschaften (2.3, 11.2, 12.6) und dem neu gegliederten Abschnitt 9. Fragen Sie, wie der Anbieter künftige Änderungen des Anhangs umsetzt.

2. Nachvollziehbare Einstufung von Gemischen

Die Einstufung nach CLP-Anhang I sollte Schritt für Schritt sichtbar sein: welche Bestandteile mit welchem Anteil in welche Berechnung eingehen, etwa in die Additivitätsformel für die akute Toxizität oder die Summierungsmethode für Haut-, Augen- und Gewässergefahren. Spezifische Konzentrationsgrenzwerte und M-Faktoren müssen berücksichtigt werden. Ein Ergebnis ohne Rechenweg können Sie nicht prüfen.

3. Datenquellen und ihre Aktualität

Woher kommen die Stoffdaten? Harmonisierte Einstufungen stehen in Anhang VI der CLP-Verordnung und ändern sich mit jeder Anpassung an den technischen Fortschritt (ATP). Für andere Stoffe sind Registrierungsdossiers und das Einstufungs- und Kennzeichnungsverzeichnis der ECHA wichtige Quellen. Achten Sie darauf, dass die Software die Quelle je Angabe nennt und Sie Werte manuell überschreiben können, etwa mit Daten aus dem SDB Ihres Rohstofflieferanten.

4. Kennzeichnung und Etikett

Aus der Einstufung folgen Piktogramme, Signalwort sowie H- und P-Sätze. Gute Software wendet die Vorrangregeln aus CLP Artikel 26 bis 28 an und lässt Sie die P-Satz-Auswahl begründet anpassen. Prüfen Sie, ob dieselben Kennzeichnungselemente auch für das Etikett verfügbar sind, damit Etikett und SDB nicht auseinanderlaufen.

5. Sprachen und Satzbibliothek

Für Deutschland muss das SDB auf Deutsch vorliegen (Artikel 31 Absatz 5 REACH). Wer in mehrere Länder liefert, braucht weitere Amtssprachen. Fragen Sie, ob die Standardsätze von Fachleuten übersetzt sind und ob Sie eigene Formulierungen hinterlegen können. H- und P-Sätze müssen dem amtlichen Wortlaut aus CLP-Anhang III und IV entsprechen.

6. Transport

Abschnitt 14 verlangt Angaben nach ADR und gegebenenfalls IMDG und IATA. Hilfreich ist, wenn die Software auf Widersprüche hinweist, etwa eine Gewässergefährdung in Abschnitt 2 ohne Kennzeichnung als umweltgefährdend in Abschnitt 14.

7. Nationale Angaben

In Deutschland kommen Angaben hinzu, die die TRGS 220 beschreibt, sowie Arbeitsplatzgrenzwerte, insbesondere aus der TRGS 900. Klären Sie, ob die Software solche nationalen Felder vorsieht oder ob Sie sie manuell ergänzen müssen.

8. Versionen und Überarbeitungen

Nach Artikel 31 Absatz 9 REACH ist das SDB bei neuen relevanten Informationen unverzüglich zu aktualisieren und an Abnehmer der letzten zwölf Monate zu senden. Die Software sollte frühere Fassungen aufbewahren, Änderungen für Abschnitt 16 nachvollziehbar machen und anzeigen, welche Produkte von einer geänderten Stoffeinstufung betroffen sind.

9. Ausgabeformate und Weiterverarbeitung

Üblich sind PDF und bearbeitbare Formate wie Word. Ein bearbeitbares Format ist nützlich, wenn eine fachkundige Person den Text vor der Freigabe ergänzen will. Prüfen Sie auch, ob UFI und Angaben für die Giftinformationsmeldung nach CLP-Anhang VIII übernommen werden können, wenn Sie Gemische für Verbraucher oder gewerbliche Verwender in Verkehr bringen.

10. Kostenmodell, Datenschutz und Ausprobieren

Verbreitet sind Jahreslizenzen, Preise pro Dokument und Abonnements. Rechnen Sie mit Ihrer tatsächlichen Zahl an Produkten und Revisionen pro Jahr. Da Rezepturen Betriebsgeheimnisse sind, gehören Fragen zu Speicherort, Zugriffsrechten und Löschung dazu. Und: Testen Sie die Software mit einem eigenen, bereits bekannten Gemisch. Stimmt das Ergebnis mit Ihrer geprüften Einstufung überein, ist das aussagekräftiger als jede Funktionsliste.

So testen Sie eine Software in einer Stunde

Wählen Sie zwei Gemische, deren Einstufung Sie sicher kennen: ein einfaches und eines mit mehreren Gefahrenklassen.
Geben Sie die Rezepturen ein und vergleichen Sie Einstufung, H- und P-Sätze und Piktogramme mit Ihrem Referenzergebnis.
Prüfen Sie, ob Sie den Rechenweg sehen und einzelne Werte manuell überschreiben können.
Lassen Sie das SDB erzeugen und gehen Sie die Abschnitte 2, 3, 9 und 14 auf Stimmigkeit durch, zum Beispiel mit der kostenlosen SDB-Prüfung oder der Checkliste aus dem Ratgeber Sicherheitsdatenblatt prüfen.
Ändern Sie einen Anteil und erzeugen Sie eine zweite Fassung: Wird die Änderung in Abschnitt 16 nachvollziehbar?

Was in die 16 Abschnitte gehört, beschreibt der Ratgeber Sicherheitsdatenblatt erstellen. Wenn Sie zunächst nur ein Etikett brauchen, hilft das kostenlose Etikettenwerkzeug.

Software, Dienstleister oder beides?

Wer wenige Produkte mit stabilen Rezepturen hat, beauftragt oft einen Dienstleister. Wer viele Produkte oder häufige Änderungen hat, profitiert eher von eigener Software, braucht dann aber intern eine fachkundige Person. Häufig ist eine Mischung sinnvoll: Software für Routinefälle, externe Fachleute für schwierige Einstufungen oder neue Märkte. Entscheidend ist in jedem Fall, dass jemand mit Fachkunde das Ergebnis prüft und freigibt.

Häufige Fragen

Kann eine Software die fachkundige Person ersetzen?

Nein. REACH-Anhang II verlangt, dass das Sicherheitsdatenblatt von einer fachkundigen Person erstellt wird. Software unterstützt bei Datenbeschaffung, Berechnung und Struktur; die fachliche Bewertung und Freigabe bleiben Aufgabe dieser Person, die Verantwortung für den Inhalt trägt der Lieferant.

Gibt es kostenlose Sicherheitsdatenblatt-Software?

Es gibt kostenlose Werkzeuge für Teilaufgaben, etwa für die Prüfung eines vorhandenen SDB oder die Zusammenstellung von Etikettenelementen. Für die vollständige Erstellung sind meist kostenpflichtige Modelle üblich, häufig mit Testmöglichkeit. Vergleichen Sie die Kosten mit Ihrer tatsächlichen Zahl an Dokumenten.

Woran erkenne ich, ob die Stoffdaten aktuell sind?

Fragen Sie nach dem Stand der hinterlegten harmonisierten Einstufungen, also welche ATP der CLP-Verordnung berücksichtigt ist, und ob die Software die Quelle je Stoffangabe anzeigt. Prüfen Sie stichprobenartig einige Stoffe gegen Anhang VI auf EUR-Lex oder die ECHA-Datenbank.

Muss die Software deutsche Arbeitsplatzgrenzwerte kennen?

Für SDB, die in Deutschland verwendet werden, gehören die nationalen Grenzwerte in Abschnitt 8. Ob die Software sie mitliefert oder ob Sie sie manuell pflegen, sollten Sie vor dem Kauf klären.

Quellen

Dieser Ratgeber dient der Information und ist keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind die jeweils geltenden Fassungen der Rechtstexte auf EUR-Lex und der Technischen Regeln.