UFI und PCN-Meldung: Pflichten für Hersteller und Importeure

Wozu die Meldung dient

Wenn ein Kind Spülmaschinentabs verschluckt oder ein Mitarbeiter Reinigungskonzentrat in die Augen bekommt, ruft jemand beim Giftnotruf an. Die Fachleute dort müssen in Sekunden wissen, was in dem Produkt steckt. Ein Handelsname reicht dafür nicht, denn unter demselben Namen können je nach Charge, Land oder Jahr unterschiedliche Rezepturen verkauft werden. Der UFI löst dieses Problem: Er verknüpft das Etikett eindeutig mit genau der Zusammensetzung, die der Hersteller gemeldet hat.

Vor Anhang VIII hatte jeder Mitgliedstaat ein eigenes Meldeverfahren mit eigenen Formaten. In Deutschland nahm das Bundesinstitut für Risikobewertung (BfR) die Meldungen entgegen. Anhang VIII hat die Datenanforderungen und das Format vereinheitlicht; das BfR ist weiterhin die in Deutschland benannte Stelle und erhält die Daten über das gemeinsame ECHA-Portal.

Wer melden muss

Meldepflichtig sind Importeure und nachgeschaltete Anwender, die Gemische in Verkehr bringen, welche aufgrund ihrer gesundheitlichen oder physikalischen Wirkungen als gefährlich eingestuft sind. In der Praxis betrifft das vor allem:

• Formulierer, die aus Stoffen oder anderen Gemischen ein eigenes Produkt mischen, etwa Reinigungsmittel, Lacke, Klebstoffe oder Kühlschmierstoffe;
• Importeure, die ein Gemisch von außerhalb der EU einführen; der Hersteller im Drittland kann selbst nicht melden, die Pflicht liegt beim Importeur in der EU;
• Umetikettierer und Händler mit Eigenmarke, sofern sie das Produkt unter eigenem Namen vertreiben. Ob ein Händler selbst melden muss oder sich auf die Meldung des Lieferanten stützen kann, hängt vom konkreten Fall ab; die ECHA-Leitlinien zu Anhang VIII behandeln diese Konstellationen ausführlich.

Gemische, die nur wegen umweltgefährdender Eigenschaften eingestuft sind, fallen nicht unter die Meldepflicht. Ausgenommen sind außerdem unter anderem Gemische für wissenschaftliche Forschung und Entwicklung sowie bestimmte Produktgruppen, die eigenen Regeln unterliegen. Prüfen Sie den Anwendungsbereich in Artikel 45 und Anhang VIII Teil A, bevor Sie eine Meldung für überflüssig halten.

Ab wann die Pflicht gilt

Anhang VIII wurde mit der Verordnung (EU) 2017/542 eingeführt und durch die Verordnung (EU) 2020/11 geändert. Die Pflicht ist nach dem Verwendungszweck gestaffelt eingeführt worden: zuerst für Verbraucher- und gewerbliche Verwendung, später für Gemische ausschließlich zur industriellen Verwendung. Für Gemische, die bereits nach altem nationalem Recht gemeldet waren, galt eine Übergangsfrist, die inzwischen abgelaufen ist. Für ein heute neu in Verkehr gebrachtes, meldepflichtiges Gemisch gilt deshalb ohne Ausnahme: erst melden, dann liefern. Die genauen Stichtage der Einführungsphase finden Sie in Teil A von Anhang VIII auf EUR-Lex.

Der UFI: Aufbau und Erzeugung

Der UFI (Unique Formula Identifier) ist ein 16-stelliger Code aus Buchstaben und Ziffern, in Vierergruppen mit Bindestrichen geschrieben. Sie erzeugen ihn kostenlos mit dem UFI-Generator der ECHA aus zwei Angaben:

1. der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer Ihres Unternehmens (oder, wenn keine vorhanden ist, einem vom Generator vergebenen Firmenschlüssel) und
2. einer Rezepturnummer, die Sie selbst intern vergeben.

Aus dem UFI lässt sich die Rezeptur nicht ablesen; erst zusammen mit der Meldung ergibt er für das Giftinformationszentrum einen Sinn. Wichtig für die Praxis: Ein UFI gehört zu genau einer Zusammensetzung. Ändert sich die Rezeptur über die in Anhang VIII erlaubten Schwankungsbreiten hinaus, brauchen Sie in der Regel einen neuen UFI und eine aktualisierte Meldung. Dieselbe Rezeptur unter mehreren Handelsnamen kann dagegen denselben UFI tragen.

Auf dem Etikett steht der UFI mit dem vorangestellten Kürzel „UFI:“, gut lesbar und in der Nähe der übrigen Kennzeichnungselemente. Für Gemische, die nicht verpackt sind oder ausschließlich an Industriestandorte geliefert werden, sieht Anhang VIII Erleichterungen vor; dann kann der UFI etwa im Sicherheitsdatenblatt stehen. Wird der UFI im SDB angegeben, gehört er nach Anhang II REACH (Fassung 2020/878) in Abschnitt 1.1.

Welche Daten die Meldung enthält

Die PCN-Meldung wird im harmonisierten Format erstellt, meist mit dem ECHA-Werkzeug IUCLID oder dem Online-Editor im ECHA-Einreichungsportal. Die Pflichtangaben lassen sich grob so gliedern:

Bereich	Typische Inhalte
Identifikation	Handelsnamen, UFI, Name und Kontaktdaten des Einreichers, Länder, in denen das Gemisch vertrieben wird
Gefahren	Einstufung des Gemischs, Kennzeichnungselemente (H- und P-Sätze, Piktogramme, Signalwort)
Toxikologie	Toxikologische Angaben wie in Abschnitt 11 des Sicherheitsdatenblatts
Physikalische Eigenschaften	Physikalischer Zustand, Farbe, pH-Wert, soweit zutreffend
Zusammensetzung	Alle Bestandteile mit Identität und Konzentration oder Konzentrationsbereich; eingestufte Bestandteile genauer als nicht eingestufte; Gemische in Gemischen (MiM) mit eigenem UFI oder eigener Zusammensetzung
Verwendung und Verpackung	Produktkategorie nach dem europäischen Kategorisierungssystem (EuPCS), Verwendungsart (Verbraucher, gewerblich, industriell), Verpackungsart und -größe für Verbraucher- und gewerbliche Produkte

Der aufwendigste Teil ist meist die Zusammensetzung. Anhang VIII verlangt deutlich genauere Angaben als Abschnitt 3 des Sicherheitsdatenblatts: Im SDB stehen nur die Bestandteile, die zur Einstufung beitragen oder bestimmte Schwellen überschreiten, in der Meldung dagegen grundsätzlich alle. Bezieht ein Formulierer ein Vorprodukt, dessen Zusammensetzung er nicht kennt, kann er den UFI des Lieferanten angeben, sofern dieser das Gemisch gemeldet hat. Fragen Sie Ihre Lieferanten früh danach.

Ablauf in fünf Schritten

1. Einstufung klären: Ist das Gemisch nach CLP wegen Gesundheits- oder physikalischer Gefahren eingestuft? Wie das berechnet wird, zeigt der Ratgeber Gemisch einstufen nach CLP.
2. Daten sammeln: vollständige Rezeptur, SDB der Rohstoffe, UFI der zugekauften Gemische, Produktkategorie und Verpackungen.
3. UFI erzeugen und im eigenen System der Rezeptur zuordnen.
4. Meldung erstellen und einreichen über das ECHA-Portal, mit Auswahl der Zielländer. Die Validierung im Portal zeigt formale Fehler vor der Einreichung.
5. Etikett und SDB anpassen: UFI auf das Etikett, gegebenenfalls in Abschnitt 1.1 des SDB. Die übrigen Pflichtangaben auf dem Etikett beschreibt der Ratgeber CLP-Etikett erstellen.

Ein Punkt, der oft unterschätzt wird: Meldung, Etikett und Sicherheitsdatenblatt müssen dieselbe Einstufung zeigen. Weicht die Meldung von Abschnitt 2 des SDB ab, ist mindestens eines der Dokumente falsch. Wenn Sie das SDB ohnehin neu aufsetzen, können Sie es mit einem kostenlosen Chemoris-Konto erstellen: Die Einstufung wird aus den Bestandteilen berechnet und steht danach als Grundlage für Etikett und Meldung bereit. Die PCN-Meldung selbst reichen Sie weiterhin im ECHA-Portal ein.

Wann die Meldung aktualisiert werden muss

Anhang VIII nennt Anlässe für eine Aktualisierung, darunter eine geänderte Zusammensetzung außerhalb der zulässigen Schwankungsbreiten, eine geänderte Einstufung, ein neuer Handelsname, neue toxikologische Erkenntnisse und eine neue Verpackungsart. Ein Teil dieser Änderungen verlangt zusätzlich einen neuen UFI. Planen Sie die Meldung deshalb als Teil jeder Rezepturänderung ein, nicht als einmaliges Projekt. Zum Zusammenhang mit dem Sicherheitsdatenblatt siehe auch Sicherheitsdatenblatt aktualisieren.

Häufige Fragen

Brauche ich einen UFI, wenn mein Gemisch nur als umweltgefährlich eingestuft ist?

Nein. Artikel 45 und Anhang VIII betreffen Gemische, die aufgrund gesundheitlicher oder physikalischer Wirkungen eingestuft sind. Ein Gemisch, das ausschließlich als gewässergefährdend eingestuft ist, ist nicht meldepflichtig. Ändert sich die Einstufung später, kann sich das ändern.

Kostet die Meldung beim BfR oder bei der ECHA Gebühren?

Die Einreichung über das ECHA-Portal und der UFI-Generator sind kostenlos. Einzelne Mitgliedstaaten erheben nach nationalem Recht Gebühren; prüfen Sie für Ihre Zielländer die Angaben der benannten Stellen.

Kann mein Lieferant aus Asien die Meldung für mich machen?

Ein Unternehmen außerhalb der EU ist nicht meldepflichtig und kann die Pflicht des Importeurs nicht übernehmen. Es kann aber Daten liefern oder einen Dienstleister beauftragen, der im Namen des Importeurs einreicht. Rechtlich verantwortlich bleibt der Importeur.

Muss der UFI auch im Sicherheitsdatenblatt stehen?

Auf dem Etikett ist er der Regelfall. Im SDB ist Abschnitt 1.1 der vorgesehene Platz; für unverpackte Gemische und Gemische zur ausschließlich industriellen Verwendung kann das SDB nach Anhang VIII sogar der einzige Ort für den UFI sein. Viele Lieferanten geben ihn ohnehin in beiden Dokumenten an.

Quellen

• Verordnung (EG) Nr. 1272/2008 (CLP), Artikel 45 und Anhang VIII, EUR-Lex
• Verordnung (EU) 2017/542 (Einführung von Anhang VIII), EUR-Lex
• Verordnung (EU) 2020/11 (Änderung von Anhang VIII), EUR-Lex
• ECHA: Giftinformationszentren, UFI-Generator und Leitlinien zu Anhang VIII
• ECHA: Leitlinien zur CLP-Verordnung

Dieser Ratgeber dient der Information und ist keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind die jeweils geltenden Fassungen der Rechtstexte auf EUR-Lex und die Angaben der ECHA und der benannten nationalen Stellen.